Подрядчик прислал акт выполненных работ: фото документа, подписанного на объекте, скан или PDF в почте. Ответственный сотрудник должен сверить объем с договором, бухгалтерия – отразить расход, финансовая служба – поставить платеж в график. Но пока данные остаются «запертыми» в документе и не попали в учетную систему компании, не начинается ни один из процессов. Особенно остро это чувствуется при закрытии месяца, когда актов присылают сотни, а времени на исправление ошибок почти нет.
Если для извлечения данных акты нужно отправлять в ОЦО или облачный сервис распознавания, компания не только теряет время, но и рискует потерять возможность быстро обработать документ из-за случайного сбоя или недоступности сервиса. Рассказываем, как периферийное распознавание первичных документов помогает избежать этих проблем и извлекать данные актов прямо в момент появления документа – без интернета, ОЦО и сервисов.
Какими бывают акты и почему их сложно обрабатывать вручную
Акты отличаются друг от друга. Акт выполненных работ или оказанных услуг, акт приема-передачи оборудования или имущества, акт сверки, акт о приемке работ по форме КС-2, акт о расхождениях при приемке товара: у большинства из них нет единого обязательного шаблона. Каждый контрагент оформляет документ по-своему. Меняются расположение полей, структура и размер таблиц, количество страниц, наличие печатей и рукописных отметок. А бизнесу требуется извлекать данные сразу – как только документ поступил.
- Акты выполненных работ и оказанных услуг. В табличной части работы, периоды, объемы, цены и НДС. У каждого подрядчика своя компоновка.
- Акты приема-передачи. Описание объекта, инвентарные и серийные номера, состояние и комплектность.
- Акты по форме КС-2. Многостраничные документы с десятками строк, где важна связь между позициями и итогами.
- Акты сверки и акты о расхождениях. Документ может быть коротким, но данные из него нужны быстро.
- Акты по собственной форме компании. Такие документы могут иметь собственный шаблон, а расположение полей может быть произвольным.
При этом для учета недостаточно переписать номер, дату и итоговую сумму. Нужно перенести другие реквизиты стороны, основание, перечень работ или передаваемых объектов, количество, цены, стоимость, НДС и проверить, что документ подписан. В отдельных случаях, если акт содержит рукописные пометки или печати, необходимо проконтролировать их наличие и извлечь. А чем длиннее табличная часть, тем выше риск ошибки при ручной обработке: неверный ИНН не позволит сопоставить акт с контрагентом, пропущенная строка исказит сумму, а ошибка в номере договора затруднит сверку.
Какие реквизиты извлекаются из актов
Набор полей зависит от вида акта и может варьироваться, но основной перечень реквизитов выглядит так:
- наименование, номер и дата акта, место составления;
- стороны: наименования заказчика и исполнителя (передающей и принимающей стороны), ИНН и КПП;
- основание: договор, заказ или спецификация, их номера и даты;
- период оказания услуг или выполнения работ;
- таблица: перечень работ, услуг или передаваемых объектов, единицы измерения, количество, цена;
- стоимость без НДС, ставка и сумма НДС, итоговая сумма;
- для актов приема-передачи: описание объекта, инвентарный и серийный номера, состояние, комплектность;
- отметка об отсутствии претензий по объему, качеству и срокам;
- должности, фамилии и подписи сторон, наличие печатей.
Во что обходится обработка в ОЦО и облачных сервисах
Если после получения акт отправляется на централизованную обработку в отдельное подразделение компании или во внешний облачный сервис распознавания, компания может столкнуться сразу с несколькими принципиальными ограничениями и риском сбоев. Вот основные из них:
- Замедление. В ОЦО акт попадает в очередь на обработку. Работы уже выполнены, услуги оказаны, товары переданы, а в системе не отражены фактические затраты. Платеж откладывается или совершается по неполным данным.
- Вероятность сбоев и ошибок. Нет связи на объекте, внешний API выдал ошибку, сервис недоступен – и обработка актов остановится. Документы копятся, а на закрытии периода их приходится разбирать в авральном режиме.
- Непрозрачность. Чем больше этапов обработки, операторов и третьих лиц в процессе, тем сложнее понять, где именно возникла ошибка и почему данные в системе не совпадают с документом. Расход может попасть не в тот период, а отчет по проекту оказаться неполным.
- Риск утечек данных. В акте отражена цена, объемы, условия и реквизиты сторон. При облачном распознавании изображение уходит в стороннюю инфраструктуру, а в некоторых сервисах данные вручную вводят и корректируют операторы – все это может привести к неавторизованному доступу и утечке конфиденциальной информации.
Более того, облачная обработка и обработка в ОЦО плохо масштабируется. Расходы растут, а зависимость от внимательности людей или операторов внешних сервисов по-прежнему остается. Настоящий бизнес-подход требует более прагматичного решения.
Периферийное распознавание актов в месте их появления
Периферийное распознавание документов переносит обработку актов в точку, где возник документ: на смартфон или планшет ответственного сотрудника, компьютер бухгалтера, рабочее место или сервер в инфраструктуре заказчика. Достаточно сфотографировать бумажный документ, загрузить фото, скан или PDF – данные моментально переносятся в учетные системы компании и попадают в целевые бизнес-процессы.
В таблице ниже представлены основные преимущества периферийного распознавания и его отличия от обработки в ОЦО и облачных сервисов.
| Критерий | Отправка в ОЦО | Облачный сервис | Периферийное распознавание |
| Скорость появления данных в учетных системах | ⚠️ Акт ждет отправки и очереди на ввод | ⚠️ Только после загрузки изображения, обработки и корректировки в облаке | ✅ Данные извлекаются моментально, на месте операции |
| Независимость от интернета | ⚠️ Нужен канал связи для передачи документов в центр | ⚠️ Требуется постоянное подключение к сети | ✅ Работает без интернета на конечных устройствах |
| Бесперебойность | ⚠️ Очередь или перегрузка ОЦО тормозит процесс обработки | ⚠️ Отсутствие интернета, недоступность сервиса, сбой на облачной инфраструктуре останавливает процесс | ✅ Не зависит от сторонних сервисов и интернет-соединения |
| Прозрачность | ⚠️ Много этапов делают поиск ошибок трудоемким и длительным процессом | ⚠️ Отсутствует – обработка во внешней инфраструктуре, не принадлежащей компании | ✅ Результат объясним и привязан к исходному изображению |
| Конфиденциальность | ✅ Документы остаются в контуре компании | ⚠️ Документы уходят в инфраструктуру внешнего провайдера, риск утечки | ✅ Документы и данные остаются в контуре компании |
Возможности Smart Document Engine
Сделать обработку актов мгновенной и полностью автономной позволяет платформа Smart Document Engine. Решение работает полностью локально, то есть не зависит от наличия интернет-соединения, конкретного устройства и графических ускорителей (GPU).
При распознавании документов ни данные, ни изображения не отправляются за пределы защищенного контура – это защищает коммерческую тайну и другую конфиденциальную информацию от утечек и обеспечивает независимость и отказоустойчивость обработки.
Smart Document Engine автоматически:
- Находит документ на изображении и определяет его тип;
- Определяет тип документа в потоке первички – даже если акты разных контрагентов выглядят по-разному;
- Извлекает все реквизиты, печатные и рукописные данные;
- Распознает сложные таблицы. Сохраняет связь между работами, количеством, ценами и суммами;
- Обрабатывает многостраничные акты;
- Автоматически проверяет наличие подписей и печатей;
- Передает структурированный результат в 1С, ERP, СЭД или другую систему.
Специально готовить условия съемки не нужно: решение работает с перекосами, неравномерным освещением и съемкой на весу. Помимо результатов распознавания Smart Document Engine возвращает координаты полей, показатели уверенности по каждому символу, а также альтернативы. Распознавание акта на смартфоне с помощью Smart Document Engine занимает 2-3 секунды, а на сервере платформа обрабатывает до 600 тыс. страниц документов в сутки.
Благодаря периферийному распознаванию с локальной обработкой данные из актов попадают в систему тогда, когда документ появился, а обработке не могут помешать ни обрыв связи, ни недоступность облачного сервиса. Бизнес сразу видит данные фактических операций, бухгалтерия вовремя отражает расходы, а финансовая служба планирует платежи по актуальным данным.
