Товарная накладная – первичный учетный документ, подтверждающий передачу товаров от поставщика покупателю. На ее основании предприятие отражает поступление продукции, обновляет складские остатки и ведет бухгалтерский учет. Как правило, накладную составляет поставщик, а покупатель получает свой экземпляр и переносит содержащиеся в нем сведения в корпоративную систему.
Товарные накладные у поставщиков могут выглядеть совершенно по-разному. Компании используют собственные шаблоны, меняют расположение реквизитов, количество столбцов и состав товарных таблиц. В результате сотрудникам бэк-офиса и общих центров обслуживания (ОЦО) приходится вручную переносить сведения из множества непохожих друг на друга документов в 1С, ERP или WMS.
Технология Smart Document Engine позволяет автоматизировать ввод данных из накладных вне зависимости от их оформления, а дизайнер форм со встроенным ИИ-агентом помогает самостоятельно настраивать распознавание любых документов за минуты. В статье рассказываем, как уйти от ручной перепечатки реквизитов даже при работе с десятками поставщиков с собственными кастомными формами товарных накладных.
Товарная накладная товарной накладной рознь
Исторически для оформления передачи товаров использовалась унифицированная форма ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 года. Однако с 1 января 2013 года организации в общем случае не обязаны использовать именно этот шаблон.
Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», компании вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов при соблюдении требований к обязательным реквизитам – это также подтверждает ФНС России.
Таким образом, товарные накладные относятся к полуструктурированным документам: они содержат повторяющиеся по смыслу реквизиты и товарные таблицы, но их расположение, наименования и оформление могут существенно различаться.
Например, у одного поставщика наименование товара находится в первом столбце, а у другого ему предшествуют артикул, код продукции и единица измерения. Одна накладная может занимать всего пару страниц, другая – десятки листов с многострочными таблицами. Дополнительные сложности создает произвольное расположение подписей и печатей, а также рукописные отметки.
При этом для учета бизнесу необходимо извлекать из всех этих документов одинаковые по назначению сведения: реквизиты поставщика и покупателя, номера и даты, наименования товаров, количество, цены, стоимость и суммы НДС. Различия в оформлении не должны влиять на полноту данных, поступающих в учетную систему.
Какие проблемы создает ручной ввод товарных накладных разных форм
Крупные предприятия ежедневно получают партии продукции от десятков поставщиков. Вместе с товарами поступают накладные, каждая из которых может иметь собственное оформление. Сотрудникам приходится постоянно ориентироваться в новых формах, искать нужные реквизиты и вручную перепечатывать сотни товарных позиций.
При больших объемах документооборота такой подход создает сразу несколько проблем:
- Задержки учета. Пока накладная ожидает переноса в корпоративную систему сотрудником бэк-офиса, поступившие товары уже находятся на складе. Этот разрыв затрудняет управление запасами, планирование отгрузок и своевременное выполнение заказов.
- Ошибки и опечатки. Неправильно перенесенные артикулы, количество, цены и суммы приводят к расхождениям в учете. Их устранение требует повторной сверки с исходными документами, а ошибки, не замеченные вовремя, могут привести к неверному учету товарных остатков и финансовым потерям.
- Высокая нагрузка на сотрудников. Чем больше поставщиков и разновидностей накладных, тем больше времени операторы тратят на поиск и перепечатку реквизитов. В периоды пиковых нагрузок это приводит к дополнительным задержкам учета и необходимости расширения штата.
- Недостаточная актуальность данных. Руководство не может оценить полный объем поставок и складских остатков и вынуждено принимать решения на основе неполной или устаревшей информации. Это повышает риск необоснованных закупок, дефицита товаров и внеплановых расходов на управление запасами.
Использование системы распознавания, поддерживающей только ограниченный набор заданных типов документов, при работе с товарными накладными проблему не решает. Бизнесу необходима технология, способная работать как с типовыми накладными, так и с собственными шаблонами контрагентов. При этом появление новой формы документа не должно требовать обращения к поставщику OCR-системы и длительного ожидания настройки. Важно, чтобы сотрудник без специальных технических компетенций мог самостоятельно добавить новый шаблон и сразу приступить к распознаванию.
Как Smart Document Engine распознает товарные накладные любых форм
Платформа Smart Document Engine поддерживает автоматическое распознавание первичных документов с различным оформлением. Для наиболее распространенных форм предусмотрена библиотека преднастроенных шаблонов, а для нестандартных документов Smart Engines предлагает дизайнер форм с интегрированным ИИ-агентом.
Достаточно добавить в дизайнер форм одно фото или скан кастомной накладной – ИИ-агент автоматически определит расположение текстовых и графических элементов, выделит поля с печатным и рукописным заполнением, подписи, печати, штрихкоды и другие объекты, а затем сформирует шаблон для дальнейшего распознавания. При необходимости пользователь без навыков программирования может дополнить настройки собственными реквизитами.
Таким образом, Smart Document Engine позволяет автоматически распознавать как товарные накладные распространенных форм, так и документы по индивидуальным шаблонам поставщиков. Подробнее – в таблице:
| Критерий | Стандартные товарные накладные | Товарные накладные кастомных форм |
| Поддерживаемые формы товарных накладных | Наиболее распространенные формы и типы товарных накладных, включая ТОРГ-12, а также другие первичные документы – ТТН, УПД и счета-фактуры | Любые нестандартные накладные с произвольным расположением реквизитов, таблиц и других элементов |
| Настройка распознавания | Не требуется – система автоматически определяет тип документа и извлекает все необходимые сведения | ИИ-агент самостоятельно создает шаблон распознавания по одной фотографии или скану документа, после чего система распознает накладные новой формы в автоматическом режиме |
| Процесс распознавания | Система автоматически находит и распознает документ на фотографии, скане и в видеопотоке без предварительной настройки шаблона и возвращает набор структурированных данных | После настройки шаблона в дизайнере форм система автоматически распознает документ и извлекает заданные пользователем реквизиты |
| Извлекаемые данные | Реквизиты организаций, даты, номера, товарные позиции, количество, цены, суммы, печатные и рукописные сведения | Произвольные реквизиты и пользовательские поля, включая текст, рукописные данные, таблицы, подписи, печати и штрихкоды |
| Место распознавания | Распознавание выполняется полностью локально – в мобильном приложении или браузере на устройстве пользователя или в защищенной инфраструктуре заказчика, без передачи извлеченных данных третьим лицам | Настройка шаблона с помощью ИИ-агента и последующее распознавание выполняются полностью локально – фотографии и сканы документов не направляются во внешние сервисы распознавания |
После настройки новая форма пополняет библиотеку распознавания и может сразу использоваться вместе с преднастроенными типами документов. Благодаря этому появление очередного поставщика с собственным шаблоном накладной не требует обращения к разработчикам для дообучения модели или самостоятельного программирования нового сценария распознавания.
Почему товарные накладные лучше распознавать локально
Товарные накладные содержат коммерческую информацию о поставщиках, покупателях, ассортименте продукции, закупочных ценах и объемах поставок. При использовании облачных OCR-сервисов изображения документов отправляются в инфраструктуру стороннего провайдера, создавая дополнительные риски для конфиденциальности данных.
Кроме того, на складах и в логистических терминалах интернет-соединение, требуемое для работы облачного OCR, может быть нестабильным или вовсе отсутствовать. Нарушить бизнес-процесс может также и сбой на стороне облачного провайдера, способный остановить работу системы распознавания и задержать складские операции.
Smart Document Engine работает полностью локально – на смартфонах, планшетах, компьютерах сотрудников или серверах внутри инфраструктуры заказчика. Периферийное распознавание позволяет извлекать необходимые сведения непосредственно при приемке товара, без отправки документа в ОЦО или сторонний сервис.
Технология также адаптирована к реальным условиям съемки: недостаточному или неравномерному освещению, съемке под углом, геометрическим искажениям и дефектам печати. Сотруднику не требуется настраивать освещение, подбирать ракурс или искать подходящее место на складе. Достаточно сфотографировать накладную на смартфон или планшет на весу, и набор структурированных данных автоматически поступит в корпоративную систему.
Что дает бизнесу распознавание товарных накладных с помощью ИИ
Автоматическое распознавание товарных накладных позволяет сократить время между фактическим поступлением товаров и отражением сведений в корпоративной системе. Склад получает возможность оперативно фиксировать поступление продукции, бухгалтерия – получать структурированные реквизиты для учета, а руководство – принимать решения на основе самых актуальных данных о поставках и товарных остатках.
Smart Document Engine снимает значительную часть нагрузки с сотрудников бэк-офиса, исключает ошибки ручного ввода и позволяет справляться с растущими объемами документооборота без пропорционального расширения штата и дополнительных финансовых затрат. Сочетание преднастроенных шаблонов товарных накладных и дизайнера форм с ИИ-агентом дает возможность быстро адаптировать систему распознавания к документам новых поставщиков без усложнения ИТ-инфраструктуры.
Хотите автоматизировать ввод товарных накладных любых форм? Протестируйте периферийное распознавание и дизайнер форм на собственных документах – специалисты Smart Engines продемонстрируют работу технологии и помогут подобрать вариант интеграции в вашу учетную систему.
