В России работает от 1,3 до 3,5 млн бухгалтеров – до 4% всех занятых. Это третья по распространенности профессия после продавцов и водителей. При этом значительная часть рабочего времени специалистов по-прежнему уходит на ручной перенос и проверку данных из первичных документов. Обработка одного многостраничного акта с сотнями товарных позиций, артикулами, ценами, ставками НДС и реквизитами контрагентов может занимать от 30 минут до нескольких часов.
Масштаб потерь хорошо показывает простой расчет: если в бухгалтерии из 20 человек половина сотрудников тратит на первичную документацию около 50% рабочего времени, на ручные операции приходится до пяти полных ставок. Хорошая новость в том, что сегодня сократить эти затраты можно и без привязки к стационарному сканеру и рабочему месту: чтобы передать его реквизиты в учетную систему, бумажный оригинал достаточно сфотографировать обычным смартфоном. В статье рассказываем, как превратить такой снимок в готовые учетные данные, повысить скорость обработки и сохранить документы внутри защищенного контура компании.
Почему ручной ввод обходится дороже, чем кажется
Перенос данных из УПД, счетов-фактур, ТОРГ-12, актов и накладных нельзя оценивать только по времени, которое сотрудник тратит на набор текста. После ввода реквизиты необходимо сверить, ошибки – найти и исправить, а спорные документы – вернуть ответственному подразделению или контрагенту. Чем сложнее документ и чем больше номенклатурных позиций, тем выше нагрузка на проверяющего.
Даже одна опечатка может повлиять на расчеты с поставщиком, учет НДС, остатки и себестоимость. Неверный ИНН приводит к ошибке в карточке контрагента, неправильная сумма – к расхождению при оплате, а пропущенная строка в накладной – к несоответствию фактической поставки данным ERP.
Проблема нередко обнаруживается уже во время сверки или закрытия периода, когда исправление требует участия нескольких подразделений.
Масштабировать такой процесс за счет новых операторов невыгодно. Компания получает дополнительные расходы на подбор, обучение и контроль, но не устраняет зависимость от человеческой внимательности. При среднем уровне автоматизации сотрудник обрабатывает около 200-300 документов в день. Автоматическое распознавание документов позволяет увеличить производительность без пропорционального расширения штата и стандартизировать качество данных. Но переход к автоматическому распознаванию решает только проблему ручного ввода: для первички не менее важно, где именно происходит распознавание и кому в процессе обработки становится доступен документ.
Почему первичку безопаснее распознавать локально
УПД, счета-фактуры, акты и накладные содержат сведения о хозяйственной деятельности компании: ценах, объемах закупок и продаж, номенклатуре, поставщиках, условиях поставки и расчетов. Отдельный документ не обязательно представляет коммерческую тайну, однако совокупность таких данных может раскрывать структуру затрат, условия работы с контрагентами и другие чувствительные для бизнеса сведения.
Если сведения о хозяйственной деятельности включены компанией в перечень коммерческой тайны, применяется закон № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Он требует ограничить доступ к такой информации, установить порядок обращения с ней и учитывать лиц, которым она была предоставлена. В соответствии с 98-ФЗ незаконное получение, использование или разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, может повлечь штраф до 5 млн рублей и лишение свободы на срок до 7 лет.
Важно понимать, что при использовании облачного OCR изображение документа передается внешнему провайдеру и обрабатывается в его инфраструктуре. В процесс добавляются сторонние серверы и – в некоторых сервисах – операторы ручной проверки. Это увеличивает число лиц и технических компонентов, которые потенциально могут получить доступ к документу.
При локальном распознавании третьи лица в этом процессе не участвуют. Обработка выполняется на устройстве сотрудника внутри защищенного контура организации. Изображение и извлеченные реквизиты не передаются третьим лицам, а компания сохраняет контроль над процессом обработки данных.
Смартфон вместо сканера: как устроен ввод первички
Сотрудник открывает камеру внутри корпоративного мобильного приложения или веб-страницы и фотографирует предъявленный документ. Система находит его в кадре, определяет границы, исправляет геометрические искажения и оценивает качество изображения. Затем она классифицирует документ, извлекает реквизиты и таблицы и формирует структурированный результат.
На выходе в 1С, ERP, СЭД или другую корпоративную систему передаются дата и номер документа, данные сторон, суммы, ставки НДС, наименования, количество и стоимость товарных позиций. После предусмотренных бизнес-правилами проверок документ готов к проведению в учете.
Smart Document Engine для распознавания первичных документов рассчитано на работу с фотографиями, сканами и многостраничными файлами. Ключевые характеристики:
- 100% on-device в мобильных и веб-сценариях. Изображение обрабатывается в оперативной памяти смартфона, планшета или компьютера пользователя.
- Высокая скорость OCR. Документ формата А4 распознается на смартфоне за 2-3 секунды. ИИ Smart Engines сокращает время обработки бухгалтерских документов до 50 раз и повышает точность в 1,5 раза по сравнению с ручным вводом.
- Работа в реальных условиях. Алгоритмы обрабатывают повернутые, сложенные, изогнутые и частично поврежденные документы, фотографии со смазом, тенями, бликами, неравномерным освещением и геометрическими искажениями.
- Распознавание без жесткой привязки к форме. Решение поддерживает более 80 преднастроенных шаблонов бухгалтерских, учетных и юридических документов и дает возможность автоматического добавления новых шаблонов.
- Высокая точность распознавания. Система считывает печатные и рукописные реквизиты, пометки, чекбоксы, штрихкоды и сложные таблицы. Решение Smart Engines работает с документами из 230 стран и территорий и поддерживает более 100 языков.
- Несколько вариантов развертывания. Распознавание можно встроить в нативные приложения для Android и iOS, браузерные PWA, десктопные системы или серверную инфраструктуру заказчика.
Smart Document Engine позволяет выстроить стабильный процесс автоматического ввода первичных документов без зависимости от внешней инфраструктуры и с предсказуемым качеством на любом объеме данных. Подробнее о сценариях применения технологии в банковских и ERP-сценариях, рассказывали на вебинаре.
От фотографии счета – к готовому платежу: кейс Альфа-Бизнеса
Как автоматический ввод первичных документов работает на практике, показывает кейс Альфа-Бизнеса. Владельцу или руководителю компании достаточно открыть мобильное приложение банка, выбрать платеж контрагенту и сфотографировать счет. Решение автоматически извлекает реквизиты и переносит их в платежное поручение – пользователю остается проверить данные и подтвердить операцию.
Формирование платежа по фотографии занимает около секунды. Реквизиты распознаются непосредственно на смартфоне, поэтому изображение счета не отправляется на сервер банка или в сторонние сервисы. Алгоритмы справляются в том числе с фотографиями, сделанными при недостаточном освещении, а также с согнутыми и помятыми документами.
В результате клиенту не нужно вручную переносить номер счета, БИК, ИНН, сумму и другие данные, а банк сокращает число ошибок при заполнении платежных поручений.
Обычная камера превращается в полноценный инструмент ввода: от фотографии документа до готового к подтверждению платежа проходит несколько секунд.
Готовые данные для учета прямо на смартфоне
Благодаря технологиям Smart Engines смартфон может стать полноценной точкой ввода первичных документов. Камера фиксирует оригинал, OCR извлекает реквизиты, а корпоративная система получает структурированные данные, готовые к проверке и проведению. При этом компании не приходится оснащать каждое рабочее место сканером или передавать конфиденциальную информацию третьим лицам.
Smart Engines поможет подобрать мобильный, браузерный или серверный сценарий, настроить интеграцию с 1С, ERP и другими системами и проверить качество на документах вашей компании. Пишите!
